SKRIPSI Jurusan Manajemen - Fakultas Ekonomi UM, 2017

Ukuran Huruf:  Kecil  Sedang  Besar

Efektivitas Pengelolaan Arsip di Unit Arsip Pusat Universitas Negeri Malang

Theresia Eka Febriana

Abstrak


ABSTRAK

 

Eka Febriana, Theresia. 2017. Studi Deskriptif  Tentang Efektivitas Pengelolaan Arsip di Unit Arsip Pusat Universitas Negeri Malang. Skripsi. Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang. Pembimbing: (I) Dr. Heny Kusdiyanti, S.Pd, M.M., (II) Drs. Sarbini

 

Kata kunci : Efektivitas Pengelolaan Arsip

Efektivitas adalah kemampuan suatu organisasi di dalam mencapai sasaran-sasaran atau hasil akhir yang telah ditetapkan secara tepat.

Pengelolaan arsip adalah bagaimana menyelenggarakan dan mengurus kegiatan kearsipan yang dimulai dari penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, perawatan hingga pemusnahan atau kegiatan penyelenggaraan kearsipan yang dimulai dari pengumpulan hingga pemusnahannya.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas pengelolaan arsip di Unit Arsip Pusat Universitas Negeri Malang. Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara terstruktur, observasi partisipatif, dokumentasi, tes kecepatan penemuan kembali arsip serta perhitungan angka kecermatan. Untuk menjaga keabsahan data dilakukan triangulasi sumber. Kegiatan analisis data dimulai dari tahap reduksi data hingga verifikasi data.

Dari hasil penelitian diperoleh kesimpulan bahwa: (1). Sistem penyimpanan arsip yang digunakan/diterapkan di Unit Arsip Pusat Universitas Negeri Malang yaitu dikelompokkan berdasarkan sistem subjek/masalah, (2). Azas penyimpanan arsip yang digunakan adalah azas kombinasi/gabungan, dimana setiap seksi/sub bagian di Unit Arsip Universitas Negeri Malang melakukan pengelolaan arsip dengan sistem yang seragam dan menyerahkan arsip ke unit pusat (3) peralatan dan perlengkapan kearsipan di Unit Arsip Universitas Negeri Malang diantaranya: Laptop, komputer, printer, kamera digital, alat rekam, handycam, LCD, Scanner, penyedot debu, tangga, kereta dorong, Mobil filling/roll compact, rak besi, Rotary filling, filling cabinet, almari laci kayu, almari kaca, Almari arsip foto, box arsip, mesin pencacah arsip, mesin pemotong kertas, (4). Kendala yang dihadapi di Unit Arsip Pusat Universitas Negeri Malang adalah kurangnya tenaga kerasipan / SDM (Sumber Daya Manusia), (5). Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan dengan cara menyedot debu yang menempel pada arsip menggunakan vacum cleaner, atau bisa juga menggunakan kapur barus/pengharum ruangan,(6). Penyusutan dan pemusnahan arsip dilakukan dengan penilaian pada arsip terlebih dahulu apakah arsip tersebut masih mempunyai nilai guna atau tidak serta Jadwal Retensi Arsip (JRA). Memusnahkan arsip menggunakan mesin pencacah/penghancur kertas ataupun dibakar, (7). Penemuan kembali arsip menggunakan buku agenda (mencari arsip aktif), sedangkan arsip in aktif menggunakan daftar pertelaan arsip dan komputer/database, (8). Tes kecepatan dan kecermatan penemuan kembali arsip di Unit Arsip Pusat Universitas Negeri Malang ada pada kategori sangat cepat yaitu mencapai 67% dan angka kecermatan penemuan kembali arsip sebesar 0% yang menunjukkan dalam menemjukan kembali arsip sangat cermat.

 

Saran bagi Unit Arsip Pusat Universitas Negeri Malang : (1) Penambahan tenaga kerja / SDM agar lebih mudah  dan cepat dalam menyelesaikan penumpukan arsip yang berserakan, (2) Ruangan arsip terlalu sempit, seharusnya lebih besar lagi agar mempermudah dan memperlancar kegiatan kearsipan serta agar terlihat lebih rapi dalam penataannya, (3) Dalam buku agenda  harus diberi tanggal surat secara lengkap