SKRIPSI Jurusan Manajemen - Fakultas Ekonomi UM, 2009

Ukuran Huruf:  Kecil  Sedang  Besar

PROSEDUR PENGELOLAAN DAN EFISIENSI PENEMUAN KEMBALI ARSIP DI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN TULUNGAGUNG

Linda Prihyanti

Abstrak


ABSTRAK

 

 

Prihyanti, Linda. 2009. “Prosedur Pengelolaan dan Efisiensi Penemuan Kembali Arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung”. Skripsi, Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang. Pembimbing: (I) Dr. Agung Winarno, M.M., (II) Drs. Sarbini.

                                                     

Kata kunci: prosedur dan efisiensi arsip.

 

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta bahkan rumah tangga dan perorangan, niscaya akan terlibat dengan arsip. Arsip merupakan suatu kumpulan catatan secara tertulis (warkat) yang disimpan secara sistematis sehingga memudahkan dalam penemuan kembali. Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem kearsipan dan sejauh mana tingkat pengelolaan kearsipan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung. Adapun pengelolaan arsip yang diteliti meliputi: (1) sistem penyimpanan arsip, (2) azas penyimpanan arsip, (3) peralatan dan perlengkapan yang digunakan, (4) prosedur pengelolaan arsip, (5) prosedur penyimpanan arsip, (6) prosedur penemuan kembali arsip, (7) kendala-kendala yang dihadapi.

Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung yang beralamat di Oerip Sumohardjo 4A Tulungagung mulai bulan Januari 2009 sampai April 2009. Responden dalam penelitian ini adalah arsiparis kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung, jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode observasi, metode wawancara, metode dokumentasi dan metode tes kecepatan. Analisis data yang digunakan adalah jangka waktu penemuan kembali arsip, angka kecermatan dan angka efisiensi.

Hasil penelitian ini adalah: (1) sistem Penyimpanan Arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah menggunakan sistem kombinasi antara sistem nomor dan sistem subjek. (2) azas penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah azas kombinasi antara azas sentralisasi dan azas desentralisasi, (3) peralatan dan perlengkapan yang digunakan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah filling cabinet, almari, snelhechter, map, guide, dan lain-lain (4) prosedur pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah semua arsip yang telah dikumpulkan kemudian dilakukan pemilahan, untuk memisahkan arsip asli, duplikat dan non arsip, setelah itu, dilakukan pendataan arsip yang dibuat dalam Daftar Pertelaan Arsip, selanjutnya dilakukan pembungkusan arsip yang kemudian dimasukkan ke dalam kotak arsip dan terakhir dilakukanlah penyimpanan yaitu dengan meletakkan kotak arsip tersebut pada rak arsip yang terdapat pada ruang penyimpanan arsip., (5) prosedur penyimpanan arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung adalah dengan cara menyusun arsip dalam folder menurut kode klasifikasi kemudian folder tersebut dimasukkan dalam kotak arsip in aktif dan di susun secara vertikal pada rak arsip dalam ruangan dengan pengaturan suhu yang telah ditentukan, (6) prosedur penemuan kembali arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung yaitu dengan mengetahui subjek atau pokok masalah dan tahunnya, mencari nomor urut agenda surat dalam buku agenda, mencari arsip dalam snelhechter sesuai dengan pokok masalah dan tahunnya, setelah snelhechter ketemu langkah selanjutnya mencari arsip yang diperlukan dalam snelhechter sesuai dengan nomor urut buku agenda  (7) kendala-kendala yang dihadapi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Tulungagung antara lain tenaga-tenaga SDM, sarana dan prasarana, kurangnya perhatian arsiparis terhadap penataan arsip.

Saran penelitian ini adalah: (1) Untuk lebih meningkatkan sistem penyimpanan arsip sebaiknya sistem penyimpanan menggunakan komputerisasi untuk memudahkan dalam pencarian data arsip. (2) Untuk peneliti lain yang  tertarik  dengan  penelitian  yang  serupa dengan penelitian ini akan lebih baik jika bisa magang pada tempat penelitian sehingga hasilnya akan lebih maksimal.

(3) Hendaknya diadakan pelatihan-pelatihan khusus agar dari masing-masing petugas  bisa lebih mendalami seluk beluk bidang kearsipan. (4) Hendaknya semua petugas lebih fokus melaksanakan tugasnya masing-masing, khususnya dalam bidang kearsipan. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ABSTRACT

 

Prihyanti, Linda. 2009 "Procedure of Management and Efficiency of Invention Return Archives in Library Office, Archives and Documentation of Regency Tulungagung". Skripsi, Program Study Education of Office Administration Majors of Management of Faculty Economics State University of  Malang. Counsellor: ( I) Dr. Agung Winarno, M.M.,

( II) Drs. Sarbini.

 

Keyword: procedure and archives efficiency.

 

Every office, good of governmental office and also the private sector even the individualness and domestic, undoubtedly will be involved with archives. Archives represent a[n note corps in writing kept systematically so that facilitate in invention return. Archives represent very important white-collar shares. Information written correct have to be made available if needed the office to can give effective service. archives in administration execution of because archives represent memory center for every activity in a office.

This research aim to to know archives system execution and how far mount archives management in Library Office, Regency Tulungagung Documentation And Archives. As for archives management checked to cover: ( 1) depository system of archives, ( 2) depository principality of archives, ( 3) used supply and equipments, ( 4) archives management procedure, ( 5) depository procedure of archives, ( 6) invention procedure return archives, ( 7) constraints faced.

This research is executed in Library Office, Archives And Documentation of Regency of Tulungagung which have address in Oerip Sumohardjo of number 4A Tulungagung start month of January 2009 until April 2009. Responder in this research is arsiparis of Library office, Archives And Documentation of Regency Tulungagung, type of this research descriptive qualitative. Method of data collecting used is observation method, method interview, method of documentation and method of tes speed. Analyse data used is duration of invention return archives, careful number and the efficiency number.

Result of this research is: ( 1) Depository system of Archives in Library Office, Archives And Documentation of Regency of Tulungagung is use sitem of combination of among system of number and system subjek. ( 2) depository principality of archives in Library Office, Archives And Documentation of Regency of Tulungagung is principality of combination among  principality of sentralisasi and principality decentralize, ( 3) equipments and supply used in Library Office, Archives And Documentation of Regency of Tulungagung is filling cabinet, cupboard, snelhechter, map, guide, and others ( 4) procedure of management of archives in Library Office, Archives And Documentation of Regency of Tulungagung is all archives which have been collected is later conducted, to dissociate original archives, duplicate and non archives, afterwards, data of archives made in List of Pertelaan Archives, hereinafter enfolding of later archives entered into box of archives and depository conducted last that is placedly is box of the archives at rack of archives of found on depository space of archives., ( 5) depository procedure of archives in Library Office, Archives And Documentation of Regency of Tulungagung is by compiling archives in folder of according to code of klasifikasi later the folder packed into by a box archives of active in and compiling vertically at rack of archives in column with arrangement of temperature which have been determined, ( 6) procedure of invention return archives in Library Office, Archives And Documentation of Regency of Tulungagung that is given the subjek or the root of the matter its year and, searching serial number of agenda of letter in agenda book, searching archives in snelhechter as according to the root of the matter its year and, after snelhechter meet step hereinafter look for archives that is needed in snelhechter sesuia with serial number of agenda book ( 7) constraints faced in Library Office, Archives

This Research suggestion is: ( 1) to more improve depository system of system archives better be depository use computerization to facilitate in archives data seeking. ( 2) for the dissimilar researcher interested with research which is similar to this research will be more be good if can magang of at research place so that the result nya will be more be maximal. ( 3) Shall be performed a specialized training in order to from each worker can more deepen the ins and outs of archives area. ( 4) Shall all worker more focus to execute its duty each, specially in the field of archives. This matter aim to for meminimalisir of the happening of mistake.