SKRIPSI Jurusan Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan - Fakultas Ilmu Sosial UM, 2019

Ukuran Huruf:  Kecil  Sedang  Besar

Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang

Pendi Setia

Abstrak


IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (SIAK) DALAM MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA MALANG

Pendi Setia, Suparman Adi Winoto, Edi Suhartono Universitas Negeri Malang

Email: setyapendy99@gmail.com

 

Abstrak

Pertambahan penduduk di Indonesia yang besar dan tidak merata disetiap wilayahnya memicu permasalahan bagi pelaksanaan pembangunan. Pemerintah telah berupaya mengatasi berbagai permasalahan kependudukan salah satunya memanfaatkan media elektronik untuk melakukan pencatatan dan pemutakhiran biodata penduduk dalam administrasi kependudukan di Indonesia yakni membentuk Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Tujuannya agar semua masyarakat dapat terdata dan tercatat secara akurat dalam database SIAK dan memiliki Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang berguna untuk acuan pemerintah dalam memberikan pelayanan publik ke masyarakat.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui:

(1) Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang;

(2) Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Dispendukcapil Kota Malang;

(3) Faktor pendukung dan penghambat implementasi SIAK dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Dispendukcapil Kota Malang;

(4) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor penghambat dalam implementasi SIAK dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Dispendukcapil Kota Malang.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Sumber data dalam penelitian ini berupa sumber data primer yakni sekretaris Dispendukcapil Kota Malang, Kepala bidang PIAK dan pemanfaatan data, Kepala Seksi SIAK, Kepala Seksi Identitas Penduduk dan Pegawai TPOK. Sumber data sekunder berupa profil kependudukan dan dokumentasi Dispendukcapil Kota Malang. Teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Analisis data menggunakan teori Miles dan Hubermen yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa: pertama, Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang berbentuk aplikasi yang mekanisme kerjanya berdasarkan pelayanan online dan sudah terintegrasi langsung antara dispendukcapil dengan Kemendagri. Kedua, Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dispendukcapil Kota Malang sudah berjalan lancar dan proses pelayanan publik sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku, sesuai standar pelayanan (SP), dan Standard Operational Procedural (SOP). Proses pelaksanan SIAK bergantung pada kualitas jaringan internetnya. Ketiga, Faktor pendukung dan penghambat proses pelayanan dari implementasi SIAK di Dispendukcapil Kota Malang. Berikut ini dipaparkan terlebih dahulu beberapa faktor pendukung tersebut antara lain:

1) Adanya dukungan pemerintah Kota Malang,

2) Adanya kemitraan kerja,

3) Sarana dan prasarana yang memadai.

Selain faktor-faktor pendukung tersebut juga terdapat faktor penghambat yang meliputi

1) Keterbatasan sumber daya manusia (SDM),

2) Kurangnya kesadaran Masyarakat terkait Administrasi Kependudukan,

3) Jaringan internet bermasalah/ tidak ada konektivitas.

Keempat, upaya yang sudah dilakukan untuk mengatasi faktor penghambat dalam implementasi SIAK di Dispendukcapil Kota Malang ini antara lain

1) Adanya pengembangan kualitas sumber daya manusia di bidang kepegawaian,

2) Sosialisasi berkala pentingnya Administrasi Kependudukan,

3) Memperbaiki sistem jaringan internet SIAK.

 

Kata Kunci: Pelayanan Publik, Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Indonesia merupakan salah satu negara yang memiliki jumlah penduduk sangat besar. Berdasarkan proyeksi Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas) tahun 2013 bahwa jumlah penduduk Indonesia pada tahun 2018 mencapai 265 juta jiwa. Jumlah tersebut terdiri dari 133,17 juta jiwa laki-laki dan 131,88 juta jiwa perempuan. Pertumbuhan penduduk tersebut tersebar dari pulau Sabang sampai Merauke dengan persebaran penduduk yang tidak merata di setiap wilayahnya. Kondisi persebaran penduduk yang tidak merata di setiap wilayahnya akan memicu sebuah masalah bagi pelaksanaan pembangunan seperti kemiskinan, pengangguran, rendahnya akses kesehatan dan lain sebagainya. Pemerintah telah lama mengupayakan berbagai usaha untuk mengatasi permasalahan ini seperti program transmigrasi, penyediaan fasilitas dan beasiswa pendidikan serta pelayanan kesehatan gratis bagi yang kurang mampu. Selain itu, Pemerintah juga berupaya untuk membuat program pemetaan agar memperoleh data kependudukan di Indonesia secara tepat baik tingkat lokal maupun nasional.

Namun hingga saat ini, perolehan data kependudukan di Indoensia masih bergantung pada hasil survai, sensus, proses proyeksi atau data administrasi yang diperoleh secara berkala dan masih dalam cakupan besar (makro). Dalam hal kependudukan seharusnya diperlukan data secara rinci dan melalui proses regristrasi agar semua masyarakat dapat terdata dan tercatat secara akurat sesuai dengan data kependudukan. Adanya data yang akurat tersebut berguna untuk implementasi kebijakan atau program Pemerintah seperti pendataan statistik, menentukan daftar pemilih tetap untuk pemilihan umum dan PILKADA, sebagai acuan pemberian Bantuan Langsung Tunai (BLT), Bantuan Langsung Sementara Masyarakat (BLSM), dan pedoman untuk pengambilan kebijakan publik lainnya. Berdasarkan  pertimbangan tersebut, maka diperlukan petunjuk pencatatan dan pemutakhiran biodata penduduk dalam administrasi kependudukan di Indonesia.

Diera modern ini, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin canggih telah memberikan manfaat yang besar terhadap kemajuan pembangunan terutama dibidang kependudukan. Hal ini sangat mendukung berbagai macam kebijakan dan segala bentuk kegiatan pemerintahan seperti pelayanan publik dibidang administrasi kependudukan. Berdasarkan hal tersebut, Pemerintah telah berusaha untuk memperoleh data kependudukan melalui program pemetaan dengan memanfaatkan media elektronik berbasis e-government untuk menanggulangi permasalahan kependudukan di Indonesia. Penggunaan e-government ini mampu memperbaiki pelayanan, pengiriman, mengurangi biaya dan membuat pemerintah lebih efisien (West dalam Suaedi, 2010:92).

Pengembangan program pemetaan kependudukan berbasis e-government tersebut yakni telah diberlakukannya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Indonesia. SIAK merupakan sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi untuk memfasilitasi pengelolaan urusan administrasi kependudukan di bidang pendataan penduduk dan pencatatan sipil yang sudah terintegrasi langsung di tingkat penyelenggara dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan. Pelaksanaan SIAK ini sekitar tahun 2006 dan telah diatur dalam UndangUndang Nomor 23 Tahun 2006 tentang administrasi kependudukan dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengkajian, Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan. Kelebihan dari SIAK ini selain untuk mendata penduduk secara akurat tetapi juga dapat memberikan NIK (Nomor Induk Kependudukan) yang secara otomatis dan tetap untuk satu penduduk, sehingga dapat mengeliminasi terjadinya kepemilikan identitas ganda.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang merupakan salah satu dinas yang ditunjuk Pemerintah Kota Malang dalam mengoperasikan pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam menyelenggarakan urusan administrasi kependudukan. Hal ini sesuai yang dijelaskan dalam pasal 6 ayat (1) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2013 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan yang menerangkan tentang kewajiban dan tanggung jawab Pemerintah Kota/ Kabupaten dalam menyelenggarakan urusuan administrasi kependudukan.

Adanya penerapan SIAK ini dapat membantu meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mampu menyediakan data dan informasi kependudukan skala nasional dan daerah secara akurat, lengkap, dan mutakhir. SIAK ini juga dapat mengefisiensi proses pelayanan karena dapat menyimpan data kependudukan dalam database SIAK sehingga dengan data penduduk tersebut dijadikan acuan dalam memberikan pelaynan publik. Namun dalam penyelenggaraan SIAK di Dispendukcapil Kota Malang tentu tidak mudah mengingat segala pelayanan dan pengelolaan data secara online sehingga membutuhkan koneksi jaringan internet yang baik agar server SIAK dinas dapat tersambung dengan SIAK pusat, membutuhkan sarana dan prasarana yang memadai, sosialisasi adminduk yang harus dilakukan secara berkala dan menyeluruh di setiap kelurahan serta membutuhkan jumlah pegawai yang berkualitas sesuai bidangnya. Selain itu implementasi SIAK juga harus dilakukan sesuai prosedur agar tidak terjadi identitas ganda saat pendataan penduduk.

 

BAHASAN

Pada bagian ini dijelaskan secara spesifik mengenai

(1) Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang;

(2) Implementasi SIAK dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang;

(3) Faktor pendukung dan penghambat implementasi SIAK dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang;

(4) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor penghambat dalam implementasi SIAK dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang.

 

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang

Berdasarkan temuan penelitian menjelaskan bahwa Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dispendukcapil Kota Malang digunakan untuk memberikan kemudahan dinas dalam proses pelayanan publik di bidang administrasi kependudukan. SIAK Dispendukcapil Kota Malang ini berbentuk aplikasi yang sudah terintegrasi langsung antara dispendukcapil dengan Kemendagri untuk memberikan kemudahan, efisiensi dan transparansi pelayanan terutama dibidang pendataan penduduk, penerbitan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil dengan memanfatkan teknologi informasi seperti e-government sehingga proses pelayanannya berbasis internet (online). Hal ini sesuai dengan pendapat Abidin dalam Mulyadi (2016:79) yang menyatakan teori E-Government bahwa “suatu sistem manajemen informasi dan layanan masyarakat yang berbasis internet untuk merekam dan melacak informasi publik dan memberi akses layanan publik oleh instansi pemerintah”. Penggunaan E-Governance seperti SIAK ini dapat memberikan akses informasi dan interaksi antar masyarakat luas dengan pemerintah, khususnya di bidang pelayanan publik. Bentuk awal tampilan aplikasi SIAK yakni terdapat kode login nama pengguna dan kata kunci. Setelah berhasil login, maka akan keluar tampilan halaman utama SIAK di Dispendukcapil Kota Malang. Tampilan halaman utama SIAK yang didalamnya terdapat beberapa menu antara lain menu halaman informasi yang berfungsi menampilkan informasi aplikasi SIAK secara umum seperti jumlah data kartu keluarga, data biodata penduduk, data kelahiran, data kematian, data surat pindah penduduk, data surat kedatangan penduduk di wilayah Kota Malang. Selanjutnya terdapat menu pendaftaran penduduk baik untuk pendaftaran penduduk bagi WNI maupun orang asing. Terdapat menu pencatatan sipil untuk melakukan pembuatan akta kelahiran, akta kematian maupun pencatatan sipil lainnya. Pada dasarnya SIAK sebagai suatu sistem informasi mampu mengelola input data sehingga data tersebut dapat dijadikan acuan (output) dalam memberikan pelayanan publik. Hal ini sesuai dengan penjelasan teori dari Kadir (2003:11) bahwa “sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer)  untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan”. Dalam hal ini SIAK sebagai suatu sistem yang dapat dioperasikan oleh manusia melalui fasilitas pendukung seperti komputer dan server yang mampu mengelola dan menyimpan data-data penduduk secara akurat dan bersifat rahasia. Data penduduk tersebut tersimpan dalam database SIAK melalui hasil pendaftaran penduduk dengan diterbitkannya Nomor Induk Kependudukan (NIK) secara otomatis sebagai nomor tunggal dari penduduk. Dengan adanya database dan NIK tersebut dapat dijadikan acuan Dinas dalam memberikan pelayanan publik ke masyarakat seperti pembuatan dokumen KK, KTP-el dan Akta Kelahiran.

 

Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang

Berdasarkan hasil penelitian, implementasi SIAK di Dispendukcapil Kota Malang dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik sudah berjalan dengan lancar sesuai dengan peraturan yang berlaku dan Standard Operational Procedural (SOP) serta Standard Pelayanan (SP). Pada dasarnya pelayanan publik dengan menggunakan SIAK ini dapat mengefisiensi waktu dan memudahkan masyarakat untuk mengurus dokumen kependudukan dan pencatatan sipil. Proses pelayanan di Dispendukcapil Kota Malang ini menjamin kepuasaan dan mengutamakan kesejahteraan masyarakat agar terwujud pelayanan yang berkualitas. Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan Lukman dalam Pasolong (2011:134) menyatakan bahwa “salah satu ukuran keberhasilan menyajikan pelayanan yang berkualitas (prima) sangat tergantung pada tingkat kepuasan pelanggan yang dilayani yaitu menuju kepada pelayanan eksternal, dari perspektif pelanggan, lebih utama atau lebih didahulukan apabila ingin mencapai kinerja pelayanan yang berkualitas”. Masyarakat sebagai penerima pelayanan memiliki peran besar terhadap proses evaluasi untuk mewujudkan implementasi pelayanan publik dengan SIAK di Dispendukcapil ini. Dengan adanya SIAK ini proses pelayanan menjadi tidak berbelit-belit, kepastian waktu sesuai dengan yang ditentukan karena data sudah tersistem, proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum karena dibuat atas sepengetahuan pimpinan dinas, terdapat kejelasan informasi sesuai tata cara dan prosedur pembuatan berkas kependudukan, serta adanya kelengkapan sarana dan prasarana yang menunjang kerja SIAK dalam memberikan pelayanan publik. Hal ini sesuai dengan teori prinsip-prinsip dalam menyelenggarakan proses pelayanan publik sesuai dengan Kemenpan Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 yang menyatakan bahwa: “

(a) Kesederhanaan; prosedur pelayanan publik tidak berbelit-belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanakan;

(b) Kejelasan yakni persyaratan teknis dan administrative pelayanan publik, rincian biaya pelayanan publik dan tata cara pembayaran;

(c) Kepastian waktu; pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan;

(d) Akurasi; produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat, dan sah;

(e) Keamanan; proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum;

(f) Tanggung jawab; pimpinan penyelenggara pelayanan publik/ pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/ persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik;

(g) Kelengkapan sarana dan prasarana, seperti prasarana kerja, peralatan kerja, dan pendukung lainnya yang memadai termasuk sarana telekomunikasi dan informatika (telematika)”. Bentuk pelayanan publik dari implementasi SIAK di bidang pendataan penduduk dan pencatatan sipil antara lain Pembuatan dokumen Kartu Kelaurga (KK), Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el), Akta Kelahiran dan sebagainya.

 

Faktor Pendukung dan Penghambat Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang

a. Faktor Pendukung

Berdasarkan hasil temuan terdapat beberapa faktor pendukung yang menunjang implementasi SIAK dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik  di Dispendukcapil Kota Malang ini, adapaun faktor pendukung tersebut antara lain sebagai berikut:

 

1) Adanya dukungan Pemerintah Kota Malang

Pemerintah Kota Malang mendukung penuh proses implementasi SIAK dalam memberikan pelayanan publik. Hal ini merupakan salah satu bentuk tanggung jawab pemerintah dalam mendukung keberhasilan urusan administrasi kependudukan di Kota Malang. Temuan ini sesuai dengan prinsip pelayanan publik menurut Kemenpan No 63 tahun 2003 pada poin ke 6 bahwa “Tanggung jawab: pimpinan penyelenggara pelayanan publik/ pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/ persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik”. Bentuk tanggung jawab itu dapat melalui pengayoman atau pemberian bantuan dalam meningkatkan pelayanan publik dibidang pendataan penduduk dan pencatatan sipil.

 

2) Adanya Kemitraan Kerja

Proses kerjasama sangat diperlukan dalam mendukung keberhasilan pelayanan publik dengan menggunakan sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK). Dalam hal ini pihak Dispendukcapil Kota Malang bekerjasama dengan Kominfo dan PT Telkomsel terkait masalah jaringan yang berada di Kota Malang. Apabila jaringan internet bagus, maka proses pelayanan juga akan bagus, hal ini merupakan salah satu bentuk fasilitas pembangunan dan pengembangan inovasi dalam pelayanan publik. Selain masalah jaringan, juga terdapat kemitraan kerja dengan segenap petugas Dispendukcapil yang berada di kelurahan/ kecamatan untuk membantu dan memudahkan masyarakat dalam mengurus berkas-berkas ditingkat kelurahan yang selanjtunya diantarkan ke tingkat Dispendukcapil. Petugas ini berfungsi sebagai penyedia layanan dalam membantu pelayanan publik agar berkualitas.

 

3) Sarana dan prasarana yang memadai

Fasilitas yang memadai sangat diperlukan dalam menunjang keberhasilan proses pelayanan kepada masyarakat. Dispendukcapil Kota Malang memiliki sarana dan prasarana memadai seperti ruang kantor yang  tergabung dengan Gedung A Perkantoran Terpadu yang terletak di Jl. Mayjen Sungkono, Arjowinangun, Kedungkandang. Selain itu terdapat ruang tunggu (antrian) sesuai dengan loket pelayanan yang dituju masing-masing, memiliki server SIAK yang hingga saat ini berjumlah 9 dengan dilengkapi fasilitas ruangan tersendiri yang bersuhu sekitar 16 derajat. Terdapat pula berbagai komputer, laptop, printer, alat perekaman KTP-el, jaringan internet, dan arsiparsip pendukung serta sarana-prasarana lain yang menunjang pelayanan.

 

b. Faktor Penghambat

Terdapat beberapa faktor penghambat dalam implementasi SIAK untuk meningkatkan pelayanan publik di Dispendukcapil Kota Malang ini. Adanya hambatan tersebut dapat dijadikan evaluasi untuk menjadi lebih baik kedepannya. Adapun faktor-faktor penghambat tersebut sebagai berikut:

1) Keterbatasan Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia/ pegawai di Dispendukcapil Kota Malang ini memiliki keterbatasan dengan mempertimbangkan banyaknya jenis pelayanan kepada masyarakat. Terdapat 2 Administrator Database yang terdiri dari 1 ADB utama dan 1 ADB cadangan (pengkaderisasian). ADB ini bertujuan untuk pemeliharaan dan perbaikan database kependudukan dalam SIAK. Selain ADB terdapat operator-operator SIAK yang tersebar diseluruh loket pelayanan yang berjumlah sekitar 19-20 orang. Selanjutnya Jumlah pegawai dibidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan dan pemanfaatan data ada 14 dengan rincian kepala bidang 1, kepala seksi ada 3, pejabat fungsional 5, tenaga administrasi 2, tenaga bagian jaringan 1 dan 2 ADB yang sudah dijelaskan diatas. Melihat jumlah SDM tersebut, khususnya dalam bidang pegawai dirasa masih kurang untuk mengatur seluruh pelayanan di Dispendukcapil Kota Malang. Maka dari itu diperlukan perbaikan/ penambahan sumber daya manusia dibidang pegawai untuk membantu proses pelayanan.

2) Rendahnya kesadaran masyarakat terkait Administrasi Kependudukan (Adminduk)

Berdasarkan hasil temuan penelitian terdapat beberapa masyarakat yang belum mengerti tentang pentingnya dokumen kependudukan. Biasanya berasal dari masyarakat yang sudah berusia lanjut dan tidak diuruskan perbaikan dokumen oleh anak ataupun keluarganya. Selain itu beberapa masyarakat juga masih belum faham dalam mengurus surat-surat terkait kepemilikan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil seperti KTP-el, KK, akta kelahiran, akta kematian, dan lainnya sehingga beberapa masyarakat tidak memiliki dokumen tersebut dan kurang mentaati peraturan yang ada. Padahal dokumen kependudukan dan pencatatan sipil sangat penting sekali dalam kehidupan sehari-hari

3) Jaringan internet bermasalah/ tidak ada konektivitas

Pada dasarnya pelayanan SIAK ini berpedoman pada server yang sudah tersambung dan terintegrasi dengan SIAK pusat, sehingga ketika ada jaringan internet mati maka proses pelayanan juga akan berhenti. Namun terkadang jaringan mati juga disebabkan karena jaringan pusat mati atau proses maintenance. Hal ini tidak berlangsung lama hanya 1 hingga 2 jam saja. Walau demikian permasalahan jaringan lemot/ tidak ada konektivitas ini juga menghambat proses pelayanan ke masyarakat, mengingat implementasi SIAK berbasis online.

 

Upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor penghambat dalam implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang

Berdasarkan temuan penelitian terdapat beberapa upaya yang dilakukan Dispendukcapil Kota Malang dalam mengatasi hambatan dari implementasi SIAK dalam meningkatkan pelayanan publik. Adapaun beberapa faktor penghambat tersebut akan dibahas sebagai berikut:

a. Adanya pengembangan kualitas sumber daya manusia di bidang kepegawaian

Dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia diperlukan perbaikan/ penambahan jumlah pegawai guna mendukung keberhasilan proses pelayanan publik. Pihak dinas melakukan perekrutan pegawai serentak secara nasional oleh Pemerintah sebagai solusi jangka panjangnya. Sedangkan untuk jangka pendeknya yakni melakukan kerjasama dan penambahan pegawai kontrak yakni tenaga pendukung oprasional kegiatan (TPOK) yang tersebar di kelurahan-kelurahan dan loket Dinas. Walaupun demikian proses perekrutan/ penambahan pegawai ini merupakan salah satu untuk memperbaiki kualitas sumber daya manusia sehingga pelayanan publik akan tetap berjalan lancar sesuai dengan arah kebijakannya.

b. Sosialisasi berkala pentingnya Administrasi Kependudukan (Adminduk)

Berdasarkan temuan penelitian bahwa sosialisasi berkala terkait pentingnya adminduk sudah dilaksanakan di kelurahan-kelurahan hingga tingkat kecamatan. Sosialisasi ini bertujuan untuk memberikan informasi sekaligus meningkatkan kesadaran dan pemahaman ke masyarakat terkait pentingnya dokumen kependudukan sehingga ketika masyarakat faham dan mengerti maka proses pelayanan adminsitrasi kependudukan juga akan berjalan lancar.

c. Memperbaiki Sistem Jaringan Internet SIAK

Jaringan internet pada server SIAK Dispendukcapil terintegrasi langsung dengan sistem pusat (Kemendagri). Jadi ketika sistem pusat terjadi maintanace maka SIAK dinas juga akan mati, sehingga proses pelayanan kependudukan juga akan terganggu. Upaya yang dilakukan yaitu menghubungi pihak pusat (Kemendgari) untuk segera memperbaiki sistem jaringan internet. Selain itu, apabila sistem jaringannya yang trobel diwilayah malang maka pihak dinas meminta bantuan ke Kominfo dan PT Telkomsel untuk memperbaiki jaringan internet. Upaya memperbaiki sistem jaringan internet ini agar proses pelayanan publik tidak terganggu sehingga masyarakat dapat dengan mudah memperoleh pelayanan yang memadai.

 

SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian informasi pada bagian bahasan, berikut ini disajikan simpulan dan saran yang linier dengan informasi tersebut

 

Simpulan

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang digunakan untuk memberikan kemudahan dinas dalam proses pelayanan publik di bidang administrasi kependudukan. SIAK ini berbentuk aplikasi, jadi mekanisme kerjanya berdasarkan pelayanan online yang sudah terintegrasi langsung antara dispendukcapil dengan Kemendagri.

Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dispendukcapil Kota Malang sudah berjalan lancar dan proses pelayanan publik sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku, sesuai standar pelayanan (SP), dan Standard Operational Procedural (SOP). Hal ini dapat diketahui dari proses penerbitan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil dapat terselesaikan sesuai waktu yang telah ditetapkan dan dilakukan tanpa proses yang berbelitbelit. Pelaksanaan SIAK ini mengacu sesuai dengan data penduduk yang tersimpan dalam database kependudukan dan terintegrasi menjadi satu-kesatuan antara data di dispendukcapil hingga tingkat pusat (Kemendagri). Dalam pelaksanaanya, SIAK yang merupakan aplikasi sejenis e-government bergantung pada kualitas jaringan internetnya. Apabila terdapat jaringan internet bermasalah maka seluruh proses pelayanan juga akan berhenti/ tertunda.

Faktor pendukung dan penghambat proses pelayanan dari implementasi SIAK di Dispendukcapil Kota Malang. Berikut ini akan disimpulkan terlebih dahulu beberapa faktor pendukung tersebut antara lain:

1) Adanya dukungan pemerintah Kota Malang;

2) Adanya kemitraan kerja;

3) Sarana dan prasarana yang memadai. Selain faktor-faktor pendukung tersebut juga terdapat faktor penghambat dari implementasi SIAK ini.

Adapun faktor penghambat tersebut meliputi:

1) Keterbatasan sumber daya manusia (SDM);

2) Kurangnya Kesadaran Masyarakat terkait Administrasi Kependudukan;

3) Jaringan internet bermasalah/ tidak ada konektivitas.

Beberapa upaya yang sudah dilakukan untuk mengatasi faktor penghambat dalam implementasi SIAK di Dispendukcapil Kota Malang ini antara lain

1) Adanya pengembangan kualitas sumber daya manusia di bidang kepegawaian;

2) Sosialisasi berkala pentingnya Administrasi Kependudukan; pemahaman ke masyarakat terkait pentingnya dokumen kependudukan.

3) Memperbaiki sistem jaringan internet SIAK.

 

Saran

Bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang lebih ditingkatkan lagi sosialisasinya kepada masyarakat terkait dengan pentingnya administrasi kependudukan secara rinci dan menyeluruh dalam mengurusi kepemilikan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil. Selain itu dalam upaya meningkatkan kualitas pegawai, sebaiknya Dispendukcapil Kota Malang melakukan pengadaan agenda-agenda rutin setiap bulan/tahunnya untuk menambah semangat kerja para petugas pelaksana SIAK seperti rapat/ diskusi diluar kantor dan melakukan rekreasi.

Bagi pegawai/ Operator Dispendukcapil Kota Malang yakni agar tidak terjadi proses antrian, akan lebih baik jika SIAK dapat di online kan kepada masyarakat, setidaknya pada tahap pengisian formulir dan pengumpulan persyaratan berkas. Dengan mekanisme yang demikian operator hanya bertugas memvalidasi data-data yang telah diinput oleh masyarakat kedalam sistem tersebut. Masyarakatpun datang ke Dispendukcapil hanya saat dokumen kependudukan yang diurus selesai dibuat.

Bagi masyarakat Kota Malang sebaiknya lebih memperhatikan persyaratan-persyaratan berkas yang perlu dipersiapkan apabila ingin mengurusi dokumen kependudukan dan pencatatan sipil sesuai yang dibutuhkan . Masyarakat juga tidak boleh menuntut untuk meminta pelayanan tersebut diselesaikan dengan cepat, karena hal tersebut membutuhkan waktu yang tidak sebentar.

 

DAFTAR RUJUKAN

Abdul Wahab, Solichin. 2008. Pengantar Analisis Kebijakan Publik. Malang: Universitas Negeri Malang Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2013. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Barata, Atep. 2004. Dasar- dasar Pelayanan Prima. Jakarta : Elex Media. Komputindo. Darmawan, Deni. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya

Harsono, Hanifah. 2002. Implementasi Kebijakan dan Politik. Jakarta: Grafindo Jaya Hardiyansyah. 2018. Kualitas Pelayanan Publik-(Konsep, Dimensi, Indikator dan Implementasinya). Yogyakarta: Gava Media

Ibrahim, Amin. 2008. Teori dan Konsep Pelayanan Publik Serta Implementasinya. Bandung: Mandar Maju Istianto, Bambang. 2011. Manajemen Pemerintahan dalam Perspektif Pelayanan Publik. Jakarta: Mitra Wacana Media

Jogiyanto, HM. 2007. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset Kadir, abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. Kamus Besar Basar Indonesia (KBBI). 2018,

(Online), (https://kbbi.web.id/implementasi), diakses 10 September 2018 Kasmir. 2006. Manajemen Perbankan. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada

Katadata.co.id. 2018. (Online), (https://databoks.katadata.co.id/datapublish/2018/05/18/2018-jumlahpenduduk-indonesia-mencapai-265-juta-jiwa), diakses 4 September 2018

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik Ladjamudin, bin Al Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu Malangtimes.com. 2017. (Online),

(https://www.malangtimes.com/baca/19153/20170703/165004/dispenduk capil-kota-malang-menemukan-berkas-legalisir-kependudukan-palsu/), diakses 4 September 2018

Mulyadi, Deddy & dkk. 2016. Administrasi Publik untuk Pelayanan Publik. Bandung: Alfabeta Moenir, A.S. 2010. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara

Moleong, L.J. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya Moleong, Lexy J. 2013. Metode Penelitian Kualitatif. Edisi Revisi. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Nurdin, S. 2005. Guru Profesional & Implementasi Kurikulum. Jakarta: Quantum Teaching Pasolong, Harbani. (2011). Teori Administrasi Publik. Bandung: Alfabeta Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengkajian, Pengembangan, dan Pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Ratminto & Winarsih, Atik. 2006. Manajemen Pelayanan, disertai dengan pengembangan model konseptual, penerapan citizen’s charter dan standar pelayanan minimal. Jakarta: Pustaka Pelajar

Safroni, M. Ladzi. 2012. Manajemen dan Reformasi Pelayanan Publik dalam Konteks Birokrasi Indonesia. Surabaya: Aditya Media Publishing Setiawan, Guntur. 2004. Implementasi Dalam Birokrasi Pembangunan. Bandung: Remaja Rosdakarya Offset Sinambela, Lijan Poltak. Dkk. 2011 .Reformasi Pelayanan Publik. Jakarta:Bumi Aksara

Sindonews.com. 2014. (Online), (https://nasional.sindonews.com/read/831320/15/pemetaanpengendalian-penduduk-pemerintah-bentuk-ppi-1391025610), diakses 4 September 2018 Sipp.menpan.go.id. 2017. (Online),

(https://sipp.menpan.go.id/sektor/kependudukan-dan-pencatatansipil/latar-belakang-kebijakan-kependudukan-dan-pencatatan-sipil-diindonesia, diakses 4 September 2018 pukul 11.15 WIB). Suaedi, Falih & Wardiyanto, B. 2010. Revitalisasi Administrasi Negara, Reformasi Birokrasi dan e-Governance. Yogyakarta: Graha Ilmu Subarsono, A.G. 2006. Analisis Kebijakan Publik: Konsep Teori dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar

Sugiyono. 2005. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif Dan R&D. Bandung: Alfabeta. Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Manajemen konsep dan pengembangannya. Bandung: Lingga Jaya

Susanto, Azhar. 2013. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya. Susanto, Azhar. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: T. Lingga Jaya Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu

Ulber, Silalahi. 2009. Metode Penelitian Sosial. Bandung: PT. Refika Aditama Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas UndangUndang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Usman, Nurdin. 2002. Konteks implementasi berbasis Kurikulum. Bandung: CV Sinar Baru